Fakultetshandläggare - fakultetskansliet vid fakulteten för humanvetenskap - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Fakultetskansliet vid fakulteten för humanvetenskap är en del av Mittuniversitetets verksamhetsstöd och har som huvuduppgift att bistå fakultetens och institutionsledningarna med beslutsunderlag och administrativt stöd inom utbildning, forskning och samverkan. Vid kansliet arbetar ett 30-tal medarbetare i Sundsvall och Östersund med ärendeberedning, uppföljning, analys, underlag till långsiktig planering samt att ge administrativt stöd till lärare, forskare och studenter.   

Vi söker en medarbetare med ett serviceinriktat förhållningssätt som vill arbeta i en forsknings- och utbildningsmiljö med högt tempo till vår verksamhet.     

Arbetsuppgifter   

Arbetsuppgifterna innebär att vara ett ledningsstöd vid en institution samt vid behov kunna ge medarbetarna vid institutionen stöd i bl.a. systemfrågor. I ledningsstödet ingår bl.a. att vara ett stöd vid rekryteringsprocesser av medarbetare, inkl. internationell rekrytering. Det kan omfatta samordning av annonseringar, kontakt med olika funktioner inom lärosätet och kontakt med berörda sökande. I arbetsuppgifterna ingår även att vara ett stöd till institutionsledningen i planering och genomförande av gemensamma aktiviteter samt att kunna samordna underlag som efterfrågas. Det kan t.ex. handla om offerter, remisser och liknande.

Arbetsuppgifterna kan breddas för att motsvara krav från universitets- och fakultets- och institutionsledningar.

I förkommande fall kan sekreteraruppdrag i olika grupperingar ingå.

I alla roller vid fakultetskansliet ingår allmän administration gentemot närmaste operativ chef, som till exempel mötes‐/besöksadministration, bokning av resor och lokaler, beställningar och inköp samt övrigt förekommande administrativa uppgifter. 

Resor, främst mellan campusorterna, ingår i arbetet. Resor med övernattning kan förekomma.

Alla medarbetare vid fakultetskansliet är anställda som fakultetshandläggare och arbetsuppgifter kan för alla förändras över tid utifrån verksamhetens behov.

Din bakgrund

Vi söker dig som har en akademisk examen på minst kandidatnivå och erfarenhet av att arbeta strukturerat, serviceinriktat och självständigt. Du har god administrativ och kommunikativ förmåga samt god IT-kompetens och behärskar MSOffice (Teams, Outlook, Word, Excel och PowerPoint), Adobe Acrobat och SharePoint eller liknande programvaror.

Du måste kunna uttrycka dig mycket väl i tal och skrift på svenska samt kunna uttrycka dig väl på engelska, såväl muntligt som skriftligt.

Du har erfarenhet av att arbeta med administrativa rutiner; både för enklare administrativa uppgifter och mer kvalificerat analytiskt stöd. Det är meriterande om du har tidigare erfarenhet av administrativt arbete inom högskola eller universitet.

Dina egenskaper  

Du kan samarbeta med olika parter, arbeta självständigt och göra bedömningar utifrån skiftande förutsättningar. Du är flexibel och kan snabbt planera om arbetet. Du tycker om att ha många parallella arbetsuppgifter samtidigt och arbetsuppgifter som kan variera i komplexitet. Du är strukturerad, lyhörd och kan stötta flera uppdragsgivare utifrån deras olika önskemål. Du är serviceinriktad och öppen för att utföra både enklare administrativa uppgifter och mer kvalificerade analytiska uppgifter. Du är noggrann och kvalitetsmedveten.    

Eftersom arbetet är förenat med många kontakter såväl inom som utom Mittuniversitetet kommer stor vikt att läggas vid dina personliga egenskaper såsom samarbetsförmåga, flexibilitet, omdömesförmåga och lyhördhet.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.

Anställningsform

Anställningen är en tillsvidareanställning  på heltid med tillträde 4 september eller enligt överenskommelse. Intervjuer kommer att ske löpande.  

Anställningsort: Sundsvall eller Östersund

Information

Närmare upplysningar lämnas av kanslichef Karin Olsson, tfn 010-142 82 72 .  

Din ansökan

Beskriv i din ansökan hur du har arbetat med administrativa rutiner.

Välkommen med din ansökan via vårt rekryteringssystem senast 2023-05-10.